Altijd releasen volgens planning, met de kwaliteit die je zoekt? Zeker wel 

IT is de drijvende motor achter het realiseren van je businessdoelen. Onze co-founder Ivo schreef er eerder al een artikel over: wil je in deze digitale wereld aan de top blijven, dan moet je nou eenmaal transformeren tot een door technologie gedreven platform dat toevallig producten of diensten verkoopt. Elke release heeft – als het goed is – dus het doel om iets binnen jouw organisatie te bereiken, beheersen of reduceren. Belangrijk hierbij is dat zowel de business als IT vanaf het begin samen optrekken om verwachtingen in kwaliteit en haalbaarheid te managen. Je weet zo zeker dat elke release ook daadwerkelijk alle verwachtingen bij management, het IT-team en de dagelijkse operatie waarmaakt. De kracht zit in de juiste en concrete vertaling en goede afstemming tussen je gebruikers, medewerkers en IT.  

Het spel van implementatie begint dus al bij het opstellen van je jaarplan. Bij Bolt it werken we volgens de richtlijnen van ons implementatie framework: een duidelijk stappenplan dat ons dwingt om verschillende werelden toch als één ecosysteem te behandelen. We sturen hierdoor meteen vanaf het begin op het gewenste resultaat. Dit framework bestaat uit zes fases:  

• Van businessplan naar it-roadmap: Welke businessimpact willen we bereiken? 
• PI planning en releasekalender: Welke business impact gaat de desbetreffende release hebben? 
• Realisatie en features: Wat moet er gerealiseerd worden om waarde te leveren en hoe werkt dit in samenhang? 
• Finale controle business & IT readiness: Met welke bewijsvoering werken we naar besluitvorming toe? En hoe gaan we gecontroleerd live voor Change IT, Business en Run IT? 
• Go live release: Geven we onszelf een bewust moment om live te gaan? 
• Feedback loop business en IT: Hoe borgen we continuïteit na Live-gang? 

Per fase maken we heel goed duidelijk wie verantwoordelijk zijn, wie betrokken moeten blijven en wat de key deliverables zijn. Als je dit fundament neerzet en daadwerkelijk volgens de richtlijnen van het framework werkt, hoef je nooit bang te zijn dat je in het traject naar jouw release verrast wordt door grote, onverwachte en externe factoren. Je kunt duurzaam blijven besturen op planning en de kwaliteit van je release. 

Over planning gesproken: veel bedrijven willen in één keer een geweldig resultaat neerzetten. Met als gevolg dat je eeuwig bezig bent, omdat het oorspronkelijke project veel te groot wordt. Wij zijn gewend om met milestones en kwartaalplanningen te werken: in kleinere stapjes – oftewel Minimum Viable Products - naar het grotere eindresultaat, waarbij je continu met de business afstemt, test en doorontwikkelt. Dit maakt je wendbaarder en je levert ook nog eens sneller bruikbare inzichten op.  

Meer dan over technologie, gaat het succes van een implementatie vooral over de mensen die de systemen gebruiken. Controleer daarom of zowel de business als IT-teams klaar zijn voor een livegang met nieuwe functionaliteiten. Heb je de business betrokken vanaf ontwerp, impact en bij het testen van je systemen?  Jouw medewerkers weten als geen ander waar de eventuele gaps zitten. Hoe reageren andere systemen op een change? Zijn de processen, workarounds en werkinstructies voor iedereen duidelijk? Houd medewerkers goed geïnformeerd over releases die plaatsvinden, zodat ze de impact ervan op hun werk snappen. Train ze, door te laten zien hoe ze het meeste uit een release kunnen halen.  

In jouw IT-roadmap heb je als het goed prestatie indicatoren vastgesteld. Denk aan de mate van gebruikersacceptatie, de vermindering van fouten en storingen, de toename van de productiviteit of de verbetering van de klanttevredenheid. Na elke release blijven zowel business als IT in de loop, zodat je in je volgende stap tot een nog beter resultaat komt. Requests for Change (RFC's) neem je op in je releasekalender, incidenten worden door je IT- Run team opgepakt.  

Wat de grootte van jouw bedrijf ook is, de magie van een succesvolle release zit 'm in ketendenken. Ook binnen jouw organisatie kan een release gewoon volgens planning plaatsvinden en de kwaliteit leveren die je zoekt. Dat weet ik zeker. Heb je daarbij hulp nodig? Wij trekken graag samen op in de eerste stap naar resultaat.  

Ik stuur je deze graag per mail toe. Geef bij voorkeur jouw naam en de naam van jouw organisatie door. Wel zo persoonlijk. Als je wilt dat ik het framework naar een ander mailadres stuur dan waarmee je ons mailt, laat het ons dan ook weten. Je kunt mij overigens ook direct vragen stellen over het implementatieframework of over implementaties. 

Marco Schuldres is Director of Results bij Bolt it. Met zijn achtergrond als implementatie manager is hij sterk in het leggen van de verbinding tussen visie, strategie en de dagelijkse operatie. Of zoals hij zelf zegt: ervoor zorgen dat de beweging daadwerkelijk wordt gerealiseerd - zowel op menselijk als organisatorisch vlak – is wat mij beweegt.