Het dilemma van legacy systemen: gebruik, risico's en uitfasering

De voornaamste reden waarom bedrijven kiezen om legacy systemen te blijven gebruiken, is dat ze bewezen betrouwbaarheid bieden. Veel van deze systemen draaien al jaren zonder grote problemen en ondersteunen kritieke bedrijfsfuncties die risico's bij verandering met zich meebrengen. Natuurlijk spelen compatibiliteit en kosten net zo'n grote rol.  Veel legacy systemen zijn diep geïntegreerd met andere systemen en processen binnen een organisatie. Het vervangen ervan kan leiden tot uitgebreide en kostbare compatibiliteits- en integratie-uitdagingen. 

Risico op dataverlies tijdens de migratie speelt overigens ook een rol. Is deze angst gegrond? Laat ik het zo zeggen: hij is te begrijpen. Echter, je kunt het risico tot het minimum beperkten door een zorgvuldige voorbereiding en uitvoering, waarin orde en volgorde van cruciaal belang zijn. In sommige gevallen hebben legacy systemen unieke of gespecialiseerde functies die (nog) niet gemakkelijk beschikbaar zijn in moderne systemen.  

Hoewel legacy systemen stabiliteit bieden, komen ze met significante risico's. De belangrijkste zorgen zijn veiligheidsrisico's, aangezien oudere systemen vaak niet de laatste beveiligingsupdates ontvangen. Dit maakt ze vatbaar voor nieuwe soorten cyberaanvallen. De onderhoudskosten van legacy systemen kunnen hierdoor hoog oplopen, zeker omdat er vaak specialistische kennis voor nodig is.  

Compatibiliteitsproblemen met nieuwe software of hardware leiden tot integratieproblemen en functionele beperkingen. Deze kunnen de efficiëntie en productiviteit van de organisatie verminderen. In het meest extreme geval leidt dit ertoe dat het gebruik van legacy systemen de mogelijkheid van een organisatie beperken om te innoveren en snel te reageren op marktveranderingen. Het zal in elk geval steeds moeilijker of trager gaan.  

De levensduur van een legacy systeem hangt natuurlijk sterk af van verschillende factoren. Denk alleen al aan de beschikbaarheid van ondersteuning van de leverancier en de mogelijkheid om te voldoen aan de huidige en toekomstige bedrijfsvereisten. Zolang een systeem wordt ondersteund en geen belemmering vormt voor jullie bedrijfsvoering, kan het vaak nog jaren functioneren. Mijn advies zou wel zijn om regelmatig evaluaties uit te voeren, zodat je kunt bepalen wanneer de risico's en kosten de voordelen beginnen te overstijgen. 

In één keer jullie legacy vervangen door cloudoplossingen? Dit is nogal riskant. Je vergroot hiermee de kans op operationele verstoringen en gegevensverlies. Wil je verzekerd zijn van een soepele overgang naar (cloud)oplossingen? Wij raden klanten altijd aan om voor een voor een methodische, stapsgewijze aanpak te gaan. Is het niet om je data en systemen, dan is het wel omdat medewerkers de tijd nodig hebben om te trainen en zich aan te passen aan nieuwe systemen. Een gefaseerde uitrol geeft jouw organisatie bovendien de flexibiliteit om de implementatiestrategie aan te passen op basis van eerdere lessen en feedback uit de praktijk. Enkele tips voor het effectief uitfaseren en vervangen van legacy: 

• Voer een grondige beoordeling uit van het bestaande legacy systeem om de behoeften, risico's en kansen in kaart te brengen. Vaak ontwikkelen bedrijven een gedetailleerd migratieplan dat vooral rekening houdt met alle technische aspecten. Ons advies is: start met je bedrijfsmatige aspecten. Wat zijn je doelstellingen? Wat wil je bereiken? Pas dan wordt duidelijke welke functionaliteiten en IT-oplossingen daarbij horen.  
• Vervang of upgrade systemen in beheersbare fasen. Begin met de meest kritieke onderdelen die het grootste risico vormen of het minst efficiënt zijn. 
• Zorg voor uitgebreide training en ondersteuning voor alle gebruikers van het nieuwe systeem. Dit helpt om de overgang te versoepelen en maximaliseert de acceptatie van het nieuwe systeem.
• Monitor na elke implementatiefase de prestaties van het nieuwe systeem en maak waar nodig aanpassingen. Dit zorgt voor continue verbetering en optimalisatie van het systeem. 
• Blijf zelfs na de volledige implementatie de technologische ontwikkelingen en de prestaties van het systeem evalueren. Dit helpt om toekomstige upgrades te plannen en te anticiperen op nieuwe uitdagingen. 

Een integrale aanpak met verschillende expertises en rollen is cruciaal bij het vervangen van legacy systemen om een naadloze en efficiënte transitie te waarborgen. De complexiteit van moderne IT-systemen vereist dat diverse aspecten zoals planning, ontwikkeling, data-integriteit, beveiliging en gebruikerstraining nauwkeurig op elkaar zijn afgestemd. Projectmanagers zorgen voor coördinatie en communicatie tussen teams, systeemarchitecten en IT-consultants ontwerpen een robuust en schaalbaar systeem, terwijl ontwikkelaars en programmeurs zorgen voor de technische implementatie. Data-engineers garanderen de veilige overdracht van gegevens en IT-beveiligingsexperts bewaken de integriteit en beveiliging van het gehele systeem. Trainingsspecialisten zorgen er ten slotte voor dat alle gebruikers effectief met het nieuwe systeem kunnen werken. Deze gecoördineerde inzet is essentieel om technische en operationele uitdagingen effectief aan te pakken en om de organisatie soepel te laten overstappen naar de nieuwe technologische omgeving.   

Bij het aanpakken van uitdagingen en zelfs bij grote IT change trajecten, is het verleidelijk om in stoeptegels te denken. Maar wat je aan de voorkant aanraakt, heeft impact op de rest van de keten. Zo zijn jouw markt, de business en IT nauw met elkaar verbonden, evenals alle applicaties in jouw landschap. Wij geloven in de kracht van het samenbrengen van verschillende business en IT-professionals, die hun inzichten met elkaar, met de mensen in jouw organisatie en met externe leveranciers verbinden. Risico's en obstakels vang je daardoor vroegtijdig af. Door vanuit alle invalshoeken naar een IT-deliverable te kijken en het echt SAMEN te doen, lever je bovendien een duurzaam goed resultaat op dat door iedereen wordt gedragen.   

Bij Bolt it werken we daarom met een multidisciplinair team van specialisten dat zowel op de voor- als op de achtergrond aan het beste resultaat van verschillende klanten werkt. Dit betekent dat we elkaar continu opzoeken om kennis uit te wisselen en onze inzichten met elkaar te verbinden. Alleen zo kunnen we elke dag slimmere, duurzame en betere oplossingen voor onze klanten opleveren. Dit doen we tegen een vaste prijs per resultaat, ongeacht de uren die we maken.  

Roel Joosten is Bolt it vanuit één overtuiging gestart: je kunt alleen excelleren, als je de beste inzichten met elkaar verbindt. Eerder werkte hij als CTO voor RNHB en als programma manager voor DLL, Rabobank en Interpolis. Hij was betrokken bij de transformatie van deze organisaties naar technologie gedreven platforms. 

Roel Joosten
Co-founder & Director of Results